L’association se compose d’adhérents, qui participent activement à la gestion et à la vie de l’association, (la “Team Box of Heroes”), de bénévoles qui aident à la préparation et à l’exécution des missions de l’association (la “Team Booster”) et d’usagers ponctuels (participants à un projet unique comme un show cosplay ou un évènement, sans engagement à l’année)

Devient de droit adhérent de l’association, toute personne physique d’au moins 18 ans, sans distinction de sexe ni de nationalité, dont la candidature est acceptée par le Bureau de l’association après discussion pour déterminer ses motivations et capacités d’investissement, qui adhère aux statuts et présent règlement, remplit ses devoirs auprès de l’association et procède à son inscription pour accéder aux services décrits par l’article 2 des statuts.

Devient bénévole de l’association, toute personne physique d’au moins 18 ans, sans distinction de sexe ni de nationalité, qui souhaite s’investir dans la réalisation des missions de l’association, qui adhère aux statuts et présent règlement, respecte ses engagements auprès de l’association, procède à son inscription et s’acquitte de la cotisation annuelle nécessaire pour accéder aux services décrits par l’article 2 des statuts.

Devient usager ponctuel toute personne procédant à une inscription spécifique,  qui adhère aux statuts et présent règlement, remplit la mission définie et s’acquitte si nécessaire d’une cotisation ponctuelle lors d’un événement, d’une activité ou d’une animation, valable pour une adhésion temporaire couvrant la durée de l’activité ou de l’ensemble du projet proposé par Box of Heroes.

Les adhérents de l’association ne peuvent s’allouer ni recevoir de rétribution pour les fonctions qui leur sont confiées. 

Peuvent assister à l’assemblée générale tous les adhérents à l’association, ainsi que toute autre personne qui aura reçu une invitation écrite par un des membres du bureau.
Seuls les adhérents à jour de leur cotisation ont voix délibérative. Les invités ont une voix consultative.

L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an et à chaque fois qu’elle est convoquée par le Conseil d’Administration ou sur la demande d’au moins les deux tiers de ses membres, ainsi qu’à chaque fois que le Président ou deux membres du bureau le jugent nécessaire.

Les membres de l’association sont convoqués par un représentant du bureau quinze jours au moins avant la date fixée. L’ordre du jour établi par le bureau figure sur les convocations. L’assemblée générale entend les rapports sur la gestion du bureau et sur la situation morale de l’association, ainsi que sur les activités diverses. Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels à l’approbation de l’assemblée. 

L’assemblée générale fixe le montant des cotisations annuelles et du droit d’entrée à verser par les différentes catégories de membres. Ce présent règlement peut être modifié à cette occasion.

Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l’ordre du jour. 

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés, ou des suffrages exprimés ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante. Il est procédé au renouvellement des membres sortants du conseil. Est électeur tout membre ayant acquitté son adhésion à l’association.

Un membre absent peut être représenté par une tierce personne adhérant à l’association, à la condition de fournir une procuration au secrétaire général ou au président de l’association. Toutes les délibérations sont prises à main levée, excepté l’élection des membres du conseil.

Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.

Si besoin est, ou sur la demande de la moitié plus un des adhérents, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues aux présents statuts et uniquement pour la modification des statuts ou la dissolution de l’association ; ou pour des actes portant un caractère urgent et une incidence sur la gestion de l’association.

Les modalités de convocation et de délibération sont les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire prévues à l’article 9 des statuts, outre le délai de convocation qui peut être ramené à cinq jours au moins avant la date fixée, selon la situation d’urgence. 

Pour être membre de l’association, le postulant devra s’adresser au président ou au conseil d’administration, qui validera ou non sa candidature sur au moins un “pôle d’activités” défini après un échange au sujet des attentes concernant  l’investissement et la participation nécessaires au bon fonctionnement de l’association. Après validation, le membre pourra effectuer les démarches d’inscription incluant le bulletin d’adhésion et précisant l’engagement à respecter les statuts et le règlement intérieur. Il y joindra également l’attestation de droit à l’image. Il s’acquittera du montant de la cotisation annuelle fixé par le conseil d’administration.

Chaque membre de l’association (hors usagers ponctuels) s’engage à rédiger au moins 2 articles pour le site internet de l’association et à participer à au moins 3 événements au cours de l’année,  selon les modalités convenues.

Le non-respect de ces conditions invalident automatiquement la qualité d’adhérent.

La cotisation des membres adhérents (“Team BoH”) est gratuite.
Les bénévoles (“Team Booster”) doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle de 10€.
Le montant de celles-ci est fixé chaque année par l’Assemblée Générale.

Le versement de la cotisation doit être établi par virement bancaire et lors de l’inscription administrative à l’association via la plateforme Hello Asso. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre en cours d’année.

Lors de l’adhésion, toute personne fournit des coordonnées valides et se voit invitée à rejoindre un serveur Discord dédié aux annonces et à la communication au sein de l’association. En cas de changement de coordonnées et/ou de moyens de contact, l’adhérent est tenu d’en informer le ou la secrétaire de l’association par courriel (boxofheroes.contact@gmail.com).

Box of Heroes favorise la transmission des informations en interne par le serveur Discord et par mail.

En cas de besoin, les adhérents et membres peuvent joindre l’association par mail ou sur le serveur discord. Les membres du Conseil d’administration et les adhérents ne doivent en aucun cas être contactés par des voies privées.

Les échanges entre les adhérents et avec les membres du Bureau sont essentiels pour que l’association puisse fonctionner correctement et mener à bien ses projets. Chaque adhérent est tenu de s’informer régulièrement et de répondre aux sollicitations de l’association sur les sujets évoqués dans des délais convenables pour le bon fonctionnement général.

Selon les procédures définie à l’article n°8 des statuts de l’association, la qualité de membre se perd par :

• La démission
• Le décès

• Le non-respect de ses engagements et du règlement intérieur par décision du bureau. S’il y a désaccord avec la décision du bureau, un conseil d’administration pourra se réunir.

• La radiation prononcée par les deux tiers du Conseil d’Administration, pour non-paiement de l’adhésion ou pour motifs graves ou répétés ; le membre intéressé ayant été préalablement appelé à fournir ses explications devant le Conseil d’Administration.
• Le non-respect de l’article 3 des statuts de l’association.

NB : La qualité d’adhérent se perd automatiquement dès lors qu’est observée une cessation de participation à l’organisation et/ou la gestion d’événements et activités de l’association telle que définie avec le conseil d’administration lors de l’adhésion.

Le membre démissionnaire de sa qualité d’adhérent ou de l’association dans son entièreté devra adresser par courriel sa décision au bureau de l’association (boxofheroes.contact@gmail.com).

Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une restitution de cotisation.

Le conseil d’administration peut convoquer et/ou sanctionner tout membre de l’association qui aura un comportement irrespectueux ou irresponsable. L’exclusion pour faute, avertissements ou rappels multiples, peut être discutée lors d’une réunion du Conseil d’Administration avec l’intéressé, à la demande de celui-ci dans les 5 jours suivants la notification de sanction. Le Conseil d’administration doit alors convoquer l’intéressé par un courriel respectant un délai minimum de 7 jours avant la réunion. Sont considérées comme fautes : tout manquement aux bonnes mœurs, le non-respect de tout membre de l’association ou au nom de l’association (injures, violences, racisme, comportement inadéquat…), le manquement aux engagements et le non-respect des consignes, le non-respect des conditions d’adhésion convenues lors de l’inscription, ainsi que l’engendrement de complications ayant un impact sur le bon déroulement de l’organisation et le bon fonctionnement de l’association et de ses activités.

Chaque projet fonctionne sous la responsabilité d’une équipe dédiée, d’un membre du bureau ou d’un adhérent délégué.

L’association pourra prêter du matériel pour les adhérents le demandant, en échange de la photocopie de la carte d’identité et d’un chèque de caution qui sera restitué si le matériel est rendu en état de marche. 

Certaines activités proposées peuvent être payantes en supplément avec des tarifs préférentiels pour les membres de l’association.

Afin de prétendre au remboursement de l’activité, le bureau de l’association doit être prévenu de tout désistement au moins 10 jours à l’avance. Passé ce délai, le participant pourra se voir refuser sa demande. Pour les activités dont le paiement préalable constitue un acompte, une avance ou des arrhes auprès d’une autre structure que l’association, le remboursement pourra être conditionné par le remplacement du participant.

Tout accès aux activités peut se voir refusé (malgré le paiement au préalable) pour comportement inadéquat. Aucun remboursement ne pourra être demandé.

Lors de toutes activités que propose l’association, Box Of Heroes décline toute responsabilité en cas de perte/vol.